Порядок підготовки та проведення наукових заходів (конференцій, конгресів, шкіл, форумів, семінарів, круглих столів тощо) у Національному університеті «Львівська політехніка»
За два місяці до проведення заходу оформлюють подання на ім’я Ректора (за підписом директора інституту), проєкт наказу та плановий кошторис заходу. Підставою для оформлення наказу є подання директора навчально-наукового інституту з резолюцією Ректора. В поданні вказують:
- доцільність проведення наукового заходу;
- прізвище, ім’я, по батькові голови та заступників програмного і організаційного комітетів конференції;
- місце та дата проведення заходу (ауд., навчально-науковий корпус, год.).
Якщо захід організовують та проводять спільно з іншими установами, то це теж зазначають у поданні.
Підставою для проведення наукових заходів у Національному університеті «Львівська політехніка» є наказ Ректора, яким затверджують:
- терміни проведення заходу;
- склад програмного та організаційного комітетів;
- план підготовки і проведення заходу.
Якщо захід організовують та проводять спільно з іншими установами, то це теж зазначають у наказі.
Інформаційні листи про конференцію розсилають після підписання наказу про проведення заходу.
Програмний комітет конференції здійснює підготовку до проведення наукового заходу, а саме:
- визначає тематику та перелік наукових напрямів заходу;
- формує програму заходу;
- забезпечує створення вебсайту наукового заходу;
- залучає вчених та фахівців до участі в науковому заході;
- забезпечує відбір доповідей учасників заходу;
- контролює видання збірника матеріалів заходу;
- організовує роботу пленарних і секційних засідань (відкриває захід голова програмного комітету та його заступники, про що заздалегідь вказується у програмі, а також пленарними та секційними засіданнями керують заступники голови програмного комітету);
- готує проєкт ухвали з конкретними пропозиціями щодо впровадження результатів заходу.
Організаційний комітет конференції забезпечує підготовку та проведення наукового заходу:
- Під час підготовки до проведення наукового заходу:
- готує інформаційні повідомлення про проведення наукового та науково-технічного заходу;
- забезпечує оформлення актів експертизи на тези, матеріали заходу та статті;
- організовує друк збірника матеріалів та програми, а також їх розповсюдження;
- бронює місця у готелях та резервує місця у гуртожитках для учасників заходу (за необхідності), організовує харчування учасників заходу, забезпечує проведення культурної програми для учасників заходу тощо;
- за 10 днів до проведення наукового заходу представляє у кім. 342, гол. корп. (відділ міжнародних зв’язків) список, програму прийому іноземних учасників конференції та подання для оформлення наказу ректора на прийом іноземних учасників.
- Під час проведення наукового заходу:
- проводить реєстрацію учасників;
- організовує виставку друкованих видань тощо.
- Після завершення роботи наукового заходу:
- у двотижневий термін передає звіт, збірники матеріалів, програми та ухвалу разом з іншими матеріалами заходу у відділ науково-організаційного супроводу наукових досліджень (гол. корпус, кім. 302а);
- у місячний термін забезпечує формування фактичного кошторису витрат та передає його у бухгалтерію (ХІІІ корпус, кім. 47).
Фінансування наукових заходів
Фінансування конференції здійснюється за рахунок закладів вищої освіти — організаторів конференції, організаційних внесків, спонсорських коштів та коштів з інших джерел, не заборонених законодавством України.
Шаблони документів для організатора конференції (у розділі «Працівник»)
Пам'ятка організатора конференції
