Упродовж двох тижнів львівські політехніки мали можливість проходити анкетування, результати якого допоможуть зрозуміти найбільш критичні місця в контексті підписання та отримання документів у нашому університеті. Це опитування – перший крок у реалізації цифровізації документообігу університету в частині підписання та отримання електронних документів. І водночас важлива інновація, що веде до досягнення однієї зі стратегічних цілей – створення середовища, сприятливого для навчання, праці та розвитку особистості.
Реалізовують цей проєкт у межах участі команди політехніків у програмі «Лідери трансформації університетів задля відродження України» – Leaders of University Transformation for Ukraine’s Reinvention (LUTUR).
Серед учасників анонімного опитування – майже 72% працівників і понад 28% студентів, аспірантів, докторантів.
На підтримку вдосконалення електронного документообігу, зокрема для підписання відомостей успішності студентів, а також для замовлення довідок через е-кабінет працівника, висловилися майже 97% науково-педагогічних працівників і стільки ж студентів, які пройшли опитування, 100% навчально-допоміжного персоналу кафедр, працівники дирекцій та працівники інших структурних підрозділів.
Понад 93% опитаних науково-педагогічних працівників висловилися за використання документів в електронному варіанті з електронним цифровим підписом і самостійним роздруком з е-кабінету.
Майже 67% респондентів із цієї категорії замовляли довідки у відділі кадрів один-три рази на рік, 19% – понад тричі на рік.
Обираючи важливі функції електронного документообігу, опитані науково-педагогічні працівники виокремили:
- шаблони документів, заяв тощо – 86%;
- електронне підписання успішності студентів – 86%;
- відстеження статусу документів та процесу їх підписання – 83%.
Натомість для опитаних студентів найважливіше:
- відстеження статусу документів у режимі реального часу – майже 97%;
- відстеження процесу підписання документів – 80%.
Здобувачі бакалаврського та магістерського рівнів найчастіше за довідками звертаються до дирекцій своїх інститутів. Опитані з обох категорій здебільшого зверталися із запитом на отримання документів не частіше, ніж раз на рік.
Тож на підставі результатів цього опитування команда політехніків, яка проходить навчання у межах програми LUTUR, та залучені фахівці напрацьовують кроки для реалізації проєкту з удосконалення системи е-документообігу у Львівській політехніці.
Нагадуємо, що програму «Лідери трансформації університетів задля відродження України» – Leaders of University Transformation for Ukraine’s Reinvention (LUTUR) реалізовує Британська Рада в Україні у партнерстві з Міністерством освіти і науки України й Фондом Президента України з підтримки освіти, науки та спорту.