На семінарі-практикумі «Планування та фінансування, облік і звітність, кадри і зарплата, майнові відносини у закладах вищої освіти», який відбувся 4–6 грудня у Львівській політехніці, зокрема, була представлена доповідь «Електронні трудові книжки: огляд результатів опрацювання». Доповідачка, заступниця начальника Головного управління Пенсійного фонду України у Львівській області — начальниця управління інформаційних систем та електронних реєстрів Наталія Лужецька, розповіла про особливості оформлення документів, які фіксують відомості про трудову діяльність посадових осіб, а також наголосила, що дотримання вимог щодо їх оформлення дає змогу уникнути помилок і, як наслідок, прогалин у трудовому стажі.
Дедлайн відмови від паперових книжок спливає
— З липня цього року обсяг повноважень Пенсійного фонду України суттєво розширено. Нині ПФУ не лише призначає пенсійні та страхові виплати, а й здійснює нарахування лікарняних, регресних виплат, різних доплат, допомог, субсидій і житлових пільг.
Крім того, з липня до повсякденного обсягу роботи ПФУ додалося понад 40 нових видів соціальних виплат. Для їх здійснення в Реєстрі застрахованих осіб ведеться облік трудової діяльності громадян. 2019 року трудові книжки почали оцифровувати — до цього часу їх вели лише у паперовій формі.
А 10 червня 2021 року набув чинності закон № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі». Він запровадив електронний облік трудової діяльності в Реєстрі застрахованих осіб як цифровий аналог паперових трудових книжок і передбачив поступову відмову від них. Перехідний період цього процесу — п’ять років.
На сьогодні в Україні вже оцифровано 9,5 мільйона трудових книжок. Зокрема у Львівській області опрацьовано понад 700 тисяч звернень щодо оцифрування трудових книжок. Більш як 150 тисяч звернень подано тільки цього року.
Отже, навантаження на працівників ПФУ постійно зростає. Якщо раніше встигали опрацьовувати звернення протягом місяця, то поступово обсяги значно зросли. Інколи не встигаємо вчасно — трудові книжки досить об’ємні, тому їх обробка забирає чимало часу.
Відомості для сканування трудових книжок подаються через портал ПФУ за адресою portal.pfu.gov.ua. Роботодавець має таку можливість у своєму кабінеті страхувальника: у боковому меню є вкладка для подання відомостей про трудову діяльність, у якій можна відсканувати трудову книжку та подати її на оцифрування.
Усе підлягає аудиту
Перед поданням слід перевірити, чи відомості відповідають вимогам. Може здатися, що це не зовсім пов’язано з електронним обліком, але для правильного зарахування страхового стажу як у паперовій, так і в електронній формі потрібно дотримуватися всіх вимог.
Тому рекомендую перед поданням трудової книжки на оцифрування обов’язково провести її так званий аудит: уважно перевірити те, як вона ведеться, а також внести за потреби відповідні зміни у паперовий варіант. Після цього книжку можна сканувати та подавати на оцифрування. Оцифрована трудова книжка буде доступна для перегляду як роботодавцем, так і застрахованою особою у відповідному кабінеті.
Кожен користувач може переглядати оцифровані відомості, ввійшовши до підсистеми на порталі ПФУ (розділ «Відомості про трудові відносини») або до власних звернень. Користувач може побачити: які саме документи були відскановані, у який спосіб це здійснено, а також у якому статусі перебуває опрацювання його звернення. Якщо статус звернення відображається як «Виконано» — це означає, що трудову книжку оцифровано, усі відомості про трудову діяльність внесено в електронній формі, а відповідні дані — до Реєстру застрахованих осіб. Після оцифрування інформація автоматично відображається як у кабінеті страхувальника, так і в кабінеті застрахованої особи.
У рідкісних випадках може з’являтися статус «Скасоване виконання». Це означає, що аудит не проведено повністю, допущено певні помилки, і трудова книжка ще навіть не надійшла до спеціаліста, який здійснює її оцифрування. Бо фахівець ПФУ на фронт-офісі спочатку перевіряє правильність заповнення паперової трудової книжки. Якщо виявляються певні зауваження, у виконанні звернення робиться відповідний запис, і звернення набуває статусу «Скасоване виконання». Переглянути протокол перевірки можна безпосередньо у зверненні, де одразу відображається повідомлення про те, які записи трудової книжки потребують доповнення.
Не зайве переглядати
Навіть за статусу звернення «Виконано» рекомендовано переглядати протоколи, оскільки оцифрування може бути здійснене не в повному обсязі. Зокрема, окремі записи фахівці можуть рекомендувати доопрацювати через виправлення в наказах, відсутність дат або наявність інших неточностей.
Окремі періоди трудової діяльності могли не бути зараховані до страхового стажу та потребують подання уточнювальних довідок або підтвердних документів. Усі інші статуси, що відображаються під час оцифрування, свідчать про поточний етап опрацювання поданих відомостей.
Як і всі звернення до ПФУ, зокрема щодо призначення соцвиплат, звернення з питань трудової діяльності опрацьовуються за екстериторіальним принципом. Це означає, що їх розгляд здійснюється без прив’язки до місця проживання особи, місця розташування чи реєстрації роботодавця.
Звернення може бути подане через будь-який кабінет, після чого його опрацьовують спеціалісти за екстериторіальним принципом. Усі звернення надходять до загальної черги та розглядаються в порядку їх надходження.
Процес опрацювання сканкопій складається з трьох етапів. Перший етап здійснюється на фронт-офісі та передбачає аналіз паперових відомостей і документів, зокрема їх сканкопій, поданих для оцифрування. На цьому етапі перевіряють правильність заповнення документів у паперовій формі та їх придатність для подальшої обробки.
Безпосередньо на етапі атрибутування спеціаліст здійснює переведення всіх записів трудової книжки в електронну форму. Всі відомості вносяться відповідно до паперового документа, зокрема записи про кадрові події, підстави їх виникнення (прийняття на роботу, переведення, звільнення тощо).
Внесена інформація відображається в Реєстрі застрахованих осіб. Але якщо не дотримано певних вимог, наприклад, якщо поля сканкопії обрізані, немає можливості перевести всю інформацію в електронну форму, оскільки частина даних недоступна.
Чорно-білі не приймаються
Усі сканкопії мають бути кольорові та розміщені у хронологічному порядку. Це може бути як багатосторінковий PDF-файл, так і окремі файли у форматі фотографій — різниці немає, головне дотримуватися вимог. Чорно-білі документи не приймаються, і такі сканкопії (заявки) будуть скасовані й повернені на доопрацювання.
Роботодавці часто заповнюють не всі необхідні реквізити — відсутні печатка, запис про особу кадровика, який заповнював трудову книжку, або його підпис. На жаль, таких звернень дуже багато. Вони забирають певний час і роблять неможливим повне оцифрування й оформлення документів.
Іноді кадровики пропускають у трудовій книжці дату народження працівника. Якщо є можливість — слід внести необхідні виправлення. Після цього потрібно подати документ із виправленими записами, зазначити, що виправленому можна довіряти, зробити всі уточнення і лише після цього надсилати сканкопію.
На титульних сторінках трудових книжок не завжди повністю відображається інформація про зміну прізвища працівника. У таких випадках Інструкція передбачає зробити відповідний запис з лівого боку сторінки, водночас має бути зазначена підстава, на якій зміна прізвища здійснена. Через такі незначні недоліки немає можливості відповідно до законодавства завершити оцифрування трудової книжки.
До нас надходить багато уточнювальних документів. Для оцифрування подаються не лише відомості з трудової книжки, а й інші документи роботодавця: скановані накази, довідки та уточнювальні довідки, які підтверджують певний період трудової діяльності.
Документ про звільнення не можна оцифрувати за відсутності запису про прийняття на роботу. Необхідно мати повний період трудової діяльності працівника, щоб ми могли внести весь період і зарахувати стаж за відповідний час.
Після оцифрування
Після оцифрування трудової книжки можемо повернути її працівникові, оскільки подальший облік ведеться виключно в електронній формі. З 2004 року вся інформація про трудову діяльність застрахованих осіб фактично наявна в реєстрі й не потребує додаткового підтвердження. Навіть для нових працівників, які почали працювати після 2004 року, вся інформація мала бути вже внесена до реєстру відповідно до звітності про сплату страхових внесків. Попри те, що звітність подається до податкової, від ПФУ отримаєте підтвердження про внесення всіх відомостей до Реєстру застрахованих осіб.
Коли починаємо вести облік трудової діяльності працівників уже в електронній формі, ми повинні не лише надавати сканкопії документів, які підтверджують трудову діяльність особи, а й самостійно заповнювати всі реквізити, передбачені формою для електронного ведення обліку. Це стосується всієї інформації про події, які відображалися в трудовій книжці: від установи, де вони відбувалися, включно з її назвою, до повного опису події. Визначається тип події, вносяться довідкові відомості та описова частина: прийняття на роботу, звільнення, переведення, з якої посади і на яку, а також усі інші дані, що були внесені в трудову книжку. Усе це переноситься в електронну форму обліку.
Цього року, відповідно до Постанови № 650-1, запроваджена можливість подавати додаткову, так звану оперативну інформацію щодо трудової діяльності особи. Це забезпечує швидкий обмін даними та оперативне оновлення відомостей для ведення списків осіб, які можуть бути мобілізовані, а також для відображення відповідної інформації на порталі «Дія».
Обмін інформацією здійснюється автоматично. Фактично пункт меню на порталі ПФУ виконує роль своєрідної буферної зони, де можна внести дані, після чого Міноборони щоденно отримує їх, опрацьовує та здійснює оновлення відомостей на порталі «Дія». Тому звернення та телефонні дзвінки щодо того, чому інформація на порталі не оновлена, надходять до нас досить рідко.
На порталі «Дія» Пенсійний фонд не оновлює інформацію безпосередньо. Вона акумулюється та формується Міністерством оборони і лише після цього завантажується на портал.
Інформація про прийняття працівника на роботу надходить безпосередньо з Реєстру застрахованих осіб. Оперативна інформація з відповідного пункту забирається щоденно.
Дані, які подаються в п’ятій таблиці звітності ЄСВ, надходять після завершення звітного періоду. Міністерство оборони також отримує інформацію, подану до податкової служби, зокрема повідомлення про прийняття працівника на роботу. Отже, усі відомості на центральному рівні, відповідно до протоколів, надаються Міністерству оборони.
Перехід на електронний облік забезпечує нам низку переваг. Велика кількість трудових книжок була втрачена в організаціях на сході України. Переведення їх в електронну форму дає змогу зберегти всю інформацію та повністю зарахувати дані застрахованих осіб для призначення всіх виплат — як пенсійних, так і соціальних. Це забезпечує своєчасний облік електронних трудових книжок, зменшує навантаження на документообіг і робить роботу значно зручнішою та ефективнішою.
